Fatturazione elettronica B2B e B2C

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A partire dal 1° gennaio 2019 scatterà l’obbligo di fatturazione elettronica per le imprese italiane. Dopo la diffusione della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione (ad esempio comuni, regioni, province, ministreri, università, ecc), il prossimo grande passo che attende i “professionisti” e le “aziende” è l’avvio della fattura elettronica tra soggetti privati, noto come B2B (Business To Business) e nei confronti dei consumatori finali B2C (Business To Customer).

Proviamo a chiarire alcuni aspetti importanti dell’intero ciclo di fatturazione elettronica che coinvolgerà le aziende e i professionisti del nostro territorio.
Se ti sei già documentato per quanto riguarda la fatturazione elettronica, passa direttamente all’articolo: “Dolibarr e la fatturazione elettronica B2B / B2C” per capire come integrare la fatturazione elettronica in Dolibarr ERP&CRM.

L’OBBLIGO RIGUARDA TUTTE LE AZIENDE?

L’art. 1 comma 909, Legge 205/2017 prevede l’obbligo della fatturazione elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti “residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato” (la norma è più complessa per gli scambi con operatori non residenti).
L’obbligo di fatturazione elettronica NON si applica ai soggetti passivi che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio e a quelli che applicano il regime forfettario.

In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica tra gli operatori privati va ricordato che l’eventuale emissione della fattura in formato cartaceo è da ritenersi inesistente e il documento come non emesso.

PANORAMICA DEL SISTEMA: COME FUNZIONA?

Per comprendere il funzionamento della fatturazione elettronica tra privati, è opportuno rifarsi a quanto avviene nei confronti della Pubblica Amministrazione. Il fulcro dell’intero processo è il Sistema di interscambio, ossia il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che permette di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA, controllare i file ricevuti e inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

La Fattura PA è un file in formato XML, conforme alle caratteristiche fissate per legge, la cui autenticità e integrità di contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. Ogni trasmissione è vincolata, per quanto riguarda le Pubbliche Amministrazioni, alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. L’Operatore economico che deve inviare una fattura elettronica può predisporla, emetterla e trasmetterla autonomamente oppure avvalersi di un Intermediario.

Con l’avvento della fatturazione elettronica B2B / B2C, lo stesso Sistema di interscambio verrà utilizzato per le operazioni tra privati (la possibilità è attiva dal 2017): le fatture elettroniche, generate in formato XML, verranno inoltrate attraverso il SdI al cliente dotato di codice destinatario (che si ottiene attraverso i canali del Sistema di interscambio) o PEC. In questa complessa fase di transizione appare cruciale il ruolo degli intermediari, soprattutto per le imprese più piccole, che forniscono gli strumenti per generare la fattura e gestire il flusso di informazioni (quindi non solo l’invio ma anche la conferma di ricezione e le notifiche connesse) con il Sistema di interscambio.
Il processo della fatturazione elettronica termina con la conservazione sostitutiva dei documenti che per legge deve avvenire per almeno 10 anni.

B2B / B2C: DIFFERENZE CON LA PA

Il processo B2B/B2C è differente rispetto a quello PA, in particolare nelle Ricevute e Notifiche.
Il destinatario della fattura elettronica non sarà più in grado tramite il SdI, di “Accettare” o “Rifiutare” la fattura. Pertanto, scompaiono le ricevute di Accettazione, Rifiuto e Decorsi Termini e i rispettivi flussi di notifica.

Inoltre, nel caso di impossibilità da parte del SdI di veicolare la fattura elettronica al destinatario, al trasmittente sarà inoltrata l’Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE XML

Come detto, dopo l’invio al sistema di interscambio della fattura xml, tale fattura dovrà essere conservata digitalmente secondo le disposizioni di legge.
Tale attività potrà essere svolta tramite soluzioni di conservazione digitale in-house oppure esternalizzando il servizio ai conservatori accreditati.

COSA DOVRÀ FARE OGNI AZIENDA

L’invio della fattura al SdI può avvenire direttamente da parte del fornitore o per il tramite di un intermediario, ferma restando la responsabilità in capo al fornitore stesso.
Per questo motivo, i contribuenti sono tenuti ad adeguare i propri sistemi informativi aziendali al fine di inviare e ricevere fatture elettroniche in formato .XML, attraverso il Sistema di Intercambio.
In termini operativi, dal 1° gennaio 2019, le fatture elettroniche dovranno essere:
  • generate in formato .XML, in conformità al tracciato previsto dall’Agenzia dell’entrate versione 1.2
  • firmate digitalmente all’origine
  • spedite alla controparte attraverso il Sistema di Interscambio

QUALI SONO I VANTAGGI?

Alcuni vantaggi del nuovo sistema risultano evidenti:
  • generare risparmi derivanti da un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e, conseguentemente, avere una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
  • dematerializzazione i processi delle imprese, tale punto porta ad un generale incremento della competitività del sistema paese con benefici che sono decisamente superiori al semplice incremento efficienza degli adempimenti fiscali. Inoltre, anche in ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, appare come un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese che troveranno nell’adesione al piano Industria 4.0 la concretizzazione della gestione digitale della produzione (di beni e servizi).

La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi (no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti), ridotto rischio falsi e duplicazioni (riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti) e riduzione errori nei pagamenti e riduzione dei tempi medi di pagamento.

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